Nutzungsrichtlinie

Gültig ab: 01.01.2026

---

Diese Nutzungsrichtlinie legt die Bedingungen und Anforderungen für die zulässige Nutzung von „Speedicus" fest, einer Softwarelösung, die von W&M IT-Solutions UG (haftungsbeschränkt), AG Charlottenburg HRB 202200 („Speedicus", „wir", „uns", „unser") sowie deren verbundenen Unternehmen entwickelt und betrieben wird. Speedicus dient der Unterstützung medizinischen Fachpersonals bei der administrativen und dokumentarischen Tätigkeit. Zu den Hauptfunktionen zählen die KI-gestützte Erstellung medizinischer Dokumentation und Arztbriefe, die mehrstufige Erstellung von Epikrisen aus Befunden und Kontextinformationen, die Inhaltsextraktion und Transkription aus hochgeladenen Dokumenten, Bildern und Audioaufnahmen sowie die Übersetzung medizinischer Texte.

Speedicus beinhaltet KI-basierte Funktionen, die medizinisches Fachpersonal bei administrativen und dokumentarischen Aufgaben mit klinischem Bezug unterstützen. Speedicus interagiert nicht selbst mit Patient:innen und trifft keine medizinischen Entscheidungen.

1. Zweck

Im Kern versteht sich Speedicus als digitales Werkzeug, das Ärzt:innen und andere Behandelnde bei ihrer täglichen Dokumentationsarbeit unterstützt und sich dabei zu einem verlässlichen Begleiter im klinischen Alltag entwickelt. Unser Ziel ist es, die kognitive Entlastung erfahrener medizinischer Fachkräfte zu fördern, indem wir wiederkehrende Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben effizienter gestalten. Wir setzen uns dafür ein, die Gesundheitsversorgung mittelbar durch innovative Lösungen zu verbessern, die sich in bestehende Praxis- und Klinikabläufe einfügen.

2. KI-Funktionalität

Die in Speedicus integrierte KI-Funktionalität dient der Unterstützung von medizinischen Fachanwender:innen bei administrativen und dokumentarischen Tätigkeiten. Auch wenn die KI auf Grundlage der bereitgestellten Eingaben Texte, Zusammenfassungen, strukturierte Abschnitte und Übersetzungen erzeugen kann, bleibt stets zu beachten, dass die abschließende Verantwortung für sämtliche fachlichen und medizinischen Entscheidungen – insbesondere im Hinblick auf Diagnosestellung, Beratung, Behandlung sowie die Qualität und Richtigkeit der medizinischen Dokumentation – ausschließlich bei der behandelnden medizinischen Fachperson liegt.

Sie erkennen an, dass KI-generierte Inhalte aufgrund des probabilistischen Charakters der eingesetzten Technologien ungenau, unvollständig oder unangebracht sein können und stets vor einer Weiterverwendung zu überprüfen sind.

3. Einschränkungen

3.1 Kein Ersatz für ärztliche Beratung

Speedicus und die von der Software erzeugten Inhalte stellen weder eine medizinische oder gesundheitsbezogene Beratung noch eine gesicherte Diagnose oder Therapieempfehlung dar. Die Anwendung ist nicht darauf ausgerichtet, den physischen, psychischen oder emotionalen Gesundheitszustand eines Patienten unmittelbar zu beurteilen, zu erhalten oder zu verbessern.

3.2 Medizinprodukt

Speedicus ist kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 (MDR) und des Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetzes (MPDG). Die Software ist ausschließlich zur administrativen Unterstützung vorgesehen und dient der strukturierten, genauen und effizienten Dokumentation von Patientenkontakten durch medizinisches Fachpersonal. Speedicus ist nicht dazu bestimmt, Krankheiten oder gesundheitliche Beschwerden zu diagnostizieren, zu behandeln, zu lindern oder zu heilen. Alle medizinischen Entscheidungen – einschließlich Diagnosen und Therapieentscheidungen – liegen allein in der Verantwortung der jeweiligen Behandelnden.

Speedicus interagiert nicht direkt mit Patient:innen. Die Anwendung erhebt, überwacht oder analysiert keine physiologischen Daten in Echtzeit. Die Funktionalität ist auf die Verarbeitung der vom medizinischen Fachpersonal bereitgestellten Text-, Dokument-, Bild- und Audiodaten zu Dokumentations- und Verwaltungszwecken beschränkt.

3.3 Unzulässige Nutzungsarten

Nutzer:innen dürfen keine vorsätzlich falschen, irreführenden oder täuschenden Eingaben oder Anweisungen in die Software eingeben. Ebenso ist es untersagt, Speedicus zu veranlassen oder zu manipulieren, um medizinische Diagnosen, Behandlungsempfehlungen oder sonstige gesundheitsbezogene Inhalte im Sinne von Abschnitt 3.1 zu generieren oder als verbindlich auszugeben. Hierzu zählt insbesondere das gezielte Anfordern von Differentialdiagnosen oder anderen Diagnostikergebnissen als Ersatz für die eigenständige klinische Beurteilung.

Darüber hinaus ist es untersagt:

• Speedicus für andere als die vorgesehenen Dokumentations- und Verwaltungszwecke zu nutzen;
• zu versuchen, die Software zu zerlegen, zu dekompilieren oder anderweitig zu reverse-engineeren, soweit dies nicht gesetzlich zulässig ist;
• die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit der Plattform zu beeinträchtigen (z. B. durch unbefugten Zugriff, Überlastung oder Umgehung von Schutzmechanismen);
• rechtswidrige, beleidigende oder rechteverletzende Inhalte zu verarbeiten;
• Zugangsdaten weiterzugeben oder das Konto durch nicht berechtigte Personen nutzen zu lassen.

Jeglicher Missbrauch dieser Art ist strikt untersagt und kann zur sofortigen Einschränkung oder Sperrung des Zugangs führen. Speedicus ist ausschließlich für den Einsatz im Rahmen authentischer ärztlicher bzw. fachlicher Tätigkeit konzipiert. Eine missbräuchliche Nutzung untergräbt die Integrität und Verlässlichkeit des Dienstes.

4. Verarbeitung hochgeladener Inhalte (Dokumente, Bilder, Audio)

Speedicus ermöglicht es, Dokumente, Bilder und Audioaufnahmen hochzuladen bzw. zu übertragen, deren Inhalte extrahiert, transkribiert und als Kontext für die Dokumentation verwendet werden.

4.1 Verantwortung für hochgeladene Inhalte

Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie zur Verarbeitung der von Ihnen hochgeladenen Inhalte berechtigt sind und – soweit erforderlich – die notwendigen Einwilligungen oder sonstigen Rechtsgrundlagen der betroffenen Personen (einschließlich Patient:innen) vorliegen. Laden Sie keine Inhalte hoch, zu deren Verarbeitung Sie nicht befugt sind.

4.2 Datenminimierung

Beschränken Sie die hochgeladenen und eingegebenen Inhalte auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß. Vermeiden Sie die Eingabe patientenidentifizierender Angaben, soweit diese für die Erstellung der Dokumentation nicht erforderlich sind. Zur Unterstützung stellt Speedicus ein Schwärzungswerkzeug bereit, mit dem sich patientenidentifizierende Angaben vor der weiteren Verarbeitung entfernen lassen.

4.3 Prüfung der Ergebnisse

Die aus Dokumenten, Bildern und Audioaufnahmen extrahierten oder transkribierten Inhalte können fehlerhaft oder unvollständig sein. Sie sind verpflichtet, die Ergebnisse auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen, bevor Sie diese in der Dokumentation oder bei klinischen Entscheidungen verwenden. Speedicus dient ausschließlich der Dokumentations- und Verwaltungsunterstützung und darf nicht als alleinige Grundlage für klinische Entscheidungen herangezogen werden; die fachliche Letztverantwortung verbleibt stets bei der behandelnden Person.

5. Funktionsübergreifende Hinweise und Haftungsausschluss

Die nachfolgenden Hinweise gelten für sämtliche Funktionen von Speedicus – insbesondere den Übersetzer, den Arztbriefgenerator, den Sprechstundenassistenten, MedAssist und den Editor. Mit der Nutzung dieser Funktionen erklären sich die Nutzenden mit den in dieser Nutzungsrichtlinie dargelegten Bedingungen einverstanden.

5.1 Haftungsausschluss

Alle Funktionen werden im bestehenden Zustand bereitgestellt, ohne jegliche ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung. Speedicus schließt – soweit gesetzlich zulässig – sämtliche Gewährleistungen aus, einschließlich, aber nicht beschränkt auf konkludente Garantien hinsichtlich der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten Dritter. Die Nutzenden erkennen an, dass die erzeugten Inhalte (z. B. Übersetzungen, Arztbriefe, Transkriptionen und Zusammenfassungen) fehlerhaft oder ungenau sein können und ausdrücklich nicht als medizinischer Rat zu verstehen sind.

5.2 Prüfung und Verantwortung der Nutzenden

Die Verantwortung für die Überprüfung und Verifizierung der inhaltlichen Richtigkeit der generierten Ergebnisse liegt ausschließlich bei den Nutzenden. Es obliegt dem fachlichen Urteil der Behandelnden, vor Verwendung in der Patientenversorgung oder bei klinischen Entscheidungen deren Angemessenheit, klinische Relevanz und sachliche Korrektheit zu bewerten.

5.3 Eignung und Kompetenz der Nutzenden

Die Nutzung der Funktionen ist medizinischem Fachpersonal vorbehalten, das über die erforderliche fachliche – und im Fall der Übersetzungsfunktion sprachliche – Kompetenz verfügt, um die Qualität und Richtigkeit der Ergebnisse beurteilen und etwaige Fehler oder Missverständnisse erkennen zu können.

5.4 Vorschau- und Beta-Funktionen

Soweit einzelne Funktionen als Vorschau- oder Beta-Funktionen gekennzeichnet sind, können diese in Funktionsumfang und Genauigkeit eingeschränkt sein. Wir ermutigen die Nutzenden, Rückmeldungen zur Genauigkeit und Funktionalität zu geben, um zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen. Rückmeldungen können per E-Mail an [email protected] übermittelt werden.

6. Verlässlichkeit

Behandelnde, die Speedicus nutzen, sind verpflichtet, bei der Auswertung der generierten Inhalte mit der gebotenen Sorgfalt und einem hohen Maß an fachlicher Urteilsfähigkeit vorzugehen. Auch wenn Speedicus wertvolle Hinweise und Entwürfe liefern kann, darf die Software nicht als alleinige Quelle für medizinisch-fachliche Entscheidungen herangezogen werden. Ärztliche Fachkräfte müssen sicherstellen, dass alle von Speedicus bereitgestellten Inhalte sorgfältig überprüft, mit weiteren Quellen abgeglichen und in den individuellen medizinischen Entscheidungsprozess eingebettet werden. Die letztverantwortliche Entscheidung über medizinische Maßnahmen sowie die Patient:innenversorgung obliegt stets den Behandelnden.

7. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Speedicus wurde unter Berücksichtigung anerkannter Datenschutz- und Sicherheitsstandards entwickelt, einschließlich der Vorschriften gemäß DSGVO, BDSG und TDDDG. Die Nutzenden sind selbst dafür verantwortlich, die für sie geltenden berufsrechtlichen, datenschutzrechtlichen und sonstigen gesetzlichen Rahmenbedingungen (insbesondere die ärztliche Schweigepflicht gemäß § 203 StGB) zu prüfen und einzuhalten. Für Nutzende außerhalb der Bundesrepublik Deutschland gilt, dass sie selbst dafür verantwortlich sind, die rechtlichen Rahmenbedingungen ihres jeweiligen Landes oder ihrer Region hinsichtlich der Nutzung von Speedicus zu prüfen und einzuhalten.

8. Datenschutz und Datensicherheit

Die Nutzung von Speedicus verpflichtet zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher und sicherheitsrelevanter Vorgaben. Dies betrifft insbesondere den Schutz personenbezogener Daten sowie die Wahrung der Vertraulichkeit gesundheitsbezogener Informationen. Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten entnehmen Sie bitte unseren Datenschutzhinweisen.

Bei der Nutzung von Speedicus werden Ihre Eingaben sowie hochgeladene Dokumente, Bilder und Audioaufnahmen zur Erbringung der jeweiligen Funktion verarbeitet. Der überwiegende Teil der Funktionen wird mit unseren eigenen, in Deutschland (AWS-Region Deutschland) gehosteten KI-Modellen verarbeitet; ausschließlich für die Funktion MedAssist setzen wir hierfür einen externen Dienst über Amazon Bedrock ein. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb Deutschlands. Sie sind dafür verantwortlich, dass die hierfür erforderlichen Rechtsgrundlagen und Einwilligungen vorliegen und dass Sie Ihre Patient:innen entsprechend informiert haben.

9. Konto und verantwortungsvolle Nutzung

Ihr Konto ist persönlich. Sie sind verpflichtet, Ihre Zugangsdaten geheim zu halten, vor dem Zugriff Dritter zu schützen und sich von nicht genutzten Geräten abzumelden. Sie sind für alle Aktivitäten verantwortlich, die über Ihr Konto erfolgen. Bei tatsächlichen oder vermuteten Sicherheitsvorfällen oder unbefugtem Zugriff sind Sie verpflichtet, uns unverzüglich zu informieren.

Beachten Sie zudem, dass Entwürfe und hochgeladene Dateien zur Funktionsbereitstellung während Ihrer aktiven Sitzung nur flüchtig lokal in Ihrem Browser vorgehalten und beim Abmelden gelöscht werden. Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf das von Ihnen genutzte Endgerät angemessen abgesichert ist.

10. Meldung von Problemen

Etwaige Bedenken oder Probleme im Zusammenhang mit der Leistung, Funktionalität, Sicherheit oder Einhaltung dieser Nutzungsrichtlinie sind unverzüglich an [email protected] zu melden, damit eine zeitnahe Prüfung und gegebenenfalls eine Behebung erfolgen kann. Dies gilt insbesondere für Vorfälle, die Patient:innen oder anderen Personen Schaden zufügen könnten.

11. Allgemeines

Speedicus behält sich das Recht vor, diese Nutzungsrichtlinie jederzeit zu ändern oder zu ergänzen. Über wesentliche Änderungen werden die Nutzenden informiert. Es obliegt den behandelnden Fachpersonen, sich regelmäßig über die jeweils aktuelle Fassung dieser Richtlinie zu informieren und diese einzuhalten.

Durch die Nutzung von Speedicus bestätigen medizinische Fachanwender:innen, dass sie die vorliegende Nutzungsrichtlinie sowie die ergänzenden Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen zur Kenntnis genommen haben und deren Inhalte verbindlich anerkennen. Ein Verstoß gegen diese Richtlinie kann zur Einschränkung oder Beendigung des Zugangs zu Speedicus führen.

Für Rückfragen oder weiterführende Informationen zur Nutzungsrichtlinie wenden Sie sich bitte an [email protected]